Samtykke og deling

• At vi er åbne og hjælpsomme omkring rammerne for besøg
• At vi passer på borgerens fortrolige oplysninger
• At vi altid tager udgangspunkt i borgerens ønsker og trivsel

En mor ringer for at planlægge et besøg og spørger samtidig, hvordan hendes søn har det.

• Vi kan godt hjælpe med at finde en tid og forklare, hvordan besøget foregår
• Men vi kan kun fortælle om hans trivsel eller dagsform, hvis han har sagt ja til det

Som udgangspunkt kan vi altid tale med pårørende om de praktiske rammer for et besøg – f.eks. tidspunkt, adgang og generelle forhold i huset.

Hvis samtalen handler om borgerens trivsel, dagsform, behov eller ønsker til besøget, kræver det et samtykke fra borgeren.

Sådan gør vi i praksis

Når vi planlægger besøg, afklarer vi sammen med borgeren:

• hvem der må komme på besøg
• hvad vi må tale med den pårørende om
• om vi må give besked, hvis et besøg ændres eller aflyses

Vi sørger for at notere det, så alle medarbejdere ved, hvad der er aftalt.

• Hvis borgeren siger nej, respekterer vi det.
• Vi hjælper stadig gerne med de praktiske ting omkring besøget, men vi går ikke ind i personlige forhold.

Vi kan altid tage dialogen op igen, hvis borgeren ændrer holdning.

Hvis borgeren ikke selv kan tage stilling, og der er en værge med ansvar for personlige forhold, følger vi de aftaler, der er lavet om besøg og kontakt.

Det kan f.eks. handle om:

• hvor lang tid i forvejen et besøg skal aftales
• hvor ofte der kan være besøg
• hvordan besøget bedst gennemføres i forhold til borgerens trivsel og struktur

Hvis et ønske ligger udenfor de aftalte rammer, henviser vi til værgen.

Hvis borgeren ikke ønsker at dele oplysninger

• Hvis borgeren siger nej, respekterer vi det.
• Vi hjælper stadig gerne med de praktiske ting omkring besøget, men vi går ikke ind i personlige forhold.

Vi kan altid tage dialogen op igen, hvis borgeren ændrer holdning.

Når pårørende ringer, vil vi altid gerne lytte og tage imod bekymringer.

Vi kan også give generel information om tilbuddet og samarbejdet.
Hvis samtalen handler om konkrete forhold om borgeren, kræver det et samtykke – og at vi er sikre på, hvem vi taler med.

Sådan gør vi i praksis
Vi aftaler med borgeren:

• hvem der må ringe
• hvilke telefonnumre vi må bruge
• hvad vi må tale om i telefonen

Når vi taler med pårørende, sikrer vi os også, hvem vi taler med, før vi eventuelt deler oplysninger.

Hvis borgeren ikke selv kan tage stilling, og der er en værge med ansvar for personlige forhold, følger vi de aftaler, der er lavet om telefonisk kontakt.

Det kan f.eks. være:

• hvem der må ringe
• hvilke oplysninger der må deles
• og i hvilke situationer

Hvis en pårørende ringer med spørgsmål eller ønsker, som ligger uden for de aftalte rammer, henviser vi til værgen.

Hvis der ikke er samtykke – eller hvis borgeren ændrer mening – deler vi ikke konkrete oplysninger.

Vi holder i stedet samtalen på et generelt niveau og lytter til den pårørendes bekymringer.
Hvis det er relevant, giver vi informationen videre internt.

Hvis der ikke er samtykke – eller hvis borgeren ændrer mening – deler vi ikke konkrete oplysninger.

Vi holder i stedet samtalen på et generelt niveau og lytter til den pårørendes bekymringer.
Hvis det er relevant, giver vi informationen videre internt.

En pårørende ringer og spørger, hvordan det går med borgeren.

• Vi kan altid lytte og tage imod det, den pårørende fortæller
• Men vi kan kun dele konkrete oplysninger, hvis der er en klar aftale om det

• At vi tager os tid til at lytte
• At vi passer på fortrolige oplysninger
• At vi er tydelige om, hvad vi kan og ikke kan dele

Mail, sms og kontaktformularer er gode til praktiske beskeder – fx aftaler, mødetidspunkter – og til generelle spørgsmål.

Hvis en besked indeholder personlige eller fortrolige oplysninger, bruger vi en sikker kanal.
Det gælder især oplysninger om helbred, trivsel eller andre følsomme forhold.

Derfor deler vi kun den type oplysninger skriftligt, hvis det er aftalt – og via en sikker løsning.

Sådan gør vi i praksis
Vi aftaler med borgeren:

• hvilken mailadresse eller telefonnummer der må bruges
• hvilke typer beskeder vi må sende
• om kontakten kun må handle om praktiske ting eller også andre emner

På den måde sikrer vi, at kommunikationen passer til borgerens ønsker og behov.

Hvis borgeren ikke selv kan tage stilling, og der er en værge med ansvar for personlige forhold, følger vi de aftaler, der er lavet om skriftlig kontakt og valg af kanal.

Hvis en henvendelse indeholder spørgsmål eller ønsker, som ligger uden for de aftalte rammer, vil vi henvise til, at man kontakter værgen for at få det afklaret.

Hvis borgeren siger nej – eller ændrer mening – stopper vi den skriftlige kontakt i den pågældende kanal.

Vi finder i stedet en anden måde at kommunikere på, som borgeren er tryg ved.

En pårørende skriver en mail og spørger ind til borgerens trivsel.

• Vi kan godt svare på praktiske spørgsmål i almindelig mail
• Men hvis det handler om personlige forhold, vil vi i stedet henvise til en sikker måde at kontakte os på – hvis der er samtykke til det.

• At vi svarer på generelle og praktiske henvendelser
• At vi passer ekstra godt på fortrolige oplysninger
• At vi guider dig til en sikker kanal, hvis det er nødvendigt

• At vi passer ekstra godt på oplysninger om helbred
• At vi kun deler det, der er aftalt
• At vi er tydelige om rammerne

En pårørende spørger ind til borgerens medicin eller en kommende lægetid.

• Vi kan kun dele den type oplysninger, hvis der er en klar aftale om det

Oplysninger om helbred, medicin og kontakt med læge er særligt følsomme og underlagt strenge regler.

Derfor deler vi som udgangspunkt kun den type oplysninger med pårørende, hvis borgeren har givet et klart samtykke – og kun i det omfang, det er aftalt.

Sådan gør vi i praksis
Når det handler om sundhedsoplysninger, laver vi en tydelig aftale med borgeren om:

• hvilke oplysninger der må deles (fx medicin, lægetider eller specifikke forhold)
• hvem der må få dem
• hvordan de må deles (fx telefon eller sikker mail)
• hvor længe aftalen gælder

Vi bruger som udgangspunkt skriftligt samtykke og følger løbende op på, om det stadig er aktuelt.

Hvis borgeren siger nej, deler vi ikke sundhedsoplysninger.

Vi kan i stedet tage en dialog med borgeren om, hvad der føles trygt – f.eks. om samtykket kan afgrænses til bestemte oplysninger eller situationer.

Hvis borgeren ikke selv kan tage stilling, og der er en værge med ansvar for personlige forhold, følger vi de aftaler der er lavet om sundhedsoplysninger.

Det kan f.eks. handle om:

• hvem der må få oplysninger om medicin eller lægebesøg
• hvilke oplysninger der må deles
• og hvordan de må gives videre

Hvis en pårørende ønsker oplysninger eller ændringer, som ligger uden for de aftalte rammer, vil vi henvise til, at man kontakter værgen for at få det afklaret.

Det er som udgangspunkt borgeren selv, der bestemmer, hvem der må deltage i møder, og hvilke oplysninger der må deles. Det gælder både fysiske og digitale møder.

Det er vigtigt at skelne mellem:

• hvem der må deltage i mødet
• hvem der må få referat eller opfølgning bagefter

Sådan gør vi i praksis

Inden et møde afklarer vi:

• hvem der deltager
• hvilke emner der må drøftes
• hvem der må få referat eller andet materiale efter mødet

Hvis borgeren ikke selv kan tage stilling, og der er en værge med ansvar for personlige forhold, følger vi de aftaler der er lavet om møder og opfølgning.

Hvis en pårørende ønsker at deltage i et møde eller få oplysninger, som ligger uden for de aftalte rammer, henviser vi til at tage kontakt med værgen.

Hvis borgeren ikke ønsker, at en pårørende deltager eller får oplysninger, respekterer vi det.

Vi kan i stedet tilbyde generel information om samarbejdet – men ikke om borgerens konkrete situation.

En pårørende ønsker at deltage i et møde med kommunen.

• Det kan lade sig gøre, hvis borgeren ønsker det
• Det kræver en særskilt aftale, hvis den pårørende skal have referat bagefter

• At vi er tydelige om rammerne for mødet
• At vi respekterer borgerens ønsker
• At vi afklarer på forhånd, hvem der får hvad

I akutte situationer kan der være behov for at handle hurtigt.

Som udgangspunkt deler vi kun oplysninger med samtykke fra borgeren.
Men i særlige tilfælde kan det være nødvendigt at dele oplysninger for at passe på borgeren eller andre.

Sådan gør vi i praksis

Hvis borgeren kan tage stilling, spørger vi altid først.

Hvis det ikke er muligt, vurderer vi situationen konkret og:

• deler kun det mest nødvendige
• dokumenterer, hvad der er gjort og hvorfor

Hvis der er en værge med ansvar for personlige forhold, vil der som udgangspunkt være aftaler om samarbejde og kontakt.
I akutte situationer kan det dog være nødvendigt at handle hurtigt og følge op bagefter.

I sådanne situationer:

• handler vi ud fra, hvad der er nødvendigt for borgerens og andres sikkerhed
• deler kun de mest nødvendige oplysninger
• og følger op med borgeren og relevante parter (fx værge), når situationen er stabil

En pårørende ringer om en akut og bekymret situation.

• Vi kan dele det nødvendige praktiske her og nu
• Men vi går ikke mere ind i detaljer end situationen kræver

• At vi handler hurtigt og ansvarligt
• At vi kun deler det nødvendige
• At vi følger op, når situationen er stabil

Løbende opdateringer til pårørende, sker kun hvis det er aftalt. Det er ikke automatisk.

Det handler typisk om:

• hvem der må få opdateringer
• hvad de må handle om
• hvor ofte de gives
• hvilken kanal der bruges

Vi laver en klar aftale med borgeren om rammerne for opdateringerne og tilpasser dem, hvis ønsker eller behov ændrer sig.

Hvis borgeren har en værge med ansvar for personlige forhold, vil der typisk være lavet konkrete aftaler om løbende opdateringer, og dem følger vi.

Hvis en pårørende ønsker opdateringer eller ændringer, som ligger uden for de aftalte rammer, vil vi henvise til, at man kontakter værgen for at få det afklaret.

En pårørende ønsker løbende at blive orienteret.

• Det kan vi godt, hvis der er en aftale
• Men kun om de emner og i den form, borgeren har sagt ja til

• At opdateringer er baseret på en klar aftale
• At vi følger borgerens ønsker og de aftalte rammer
• At vi er tydelige om, hvad aftalen omfatter